Les Plateformes Sharepoint

Principales fonctionnalités de sharepoint

Centralisation et Versioning des documents

Ceci est notamment possible grâce à la centralisation et au versionning des documents. Là où encore dans de nombreuses entreprises les documents sont stockés sur les postes de travail et échangés par mails, grâce à Sharepoint tout sera accessible (pour les utilisateurs autorisés) et à jour, même si la dernière modification du document a été faite il y a quelques secondes à peine. La relecture, les validations, les demandes de congé ou d’achat se font de manière plus fluide et cela contribue à améliorer la productivité interne.

Gestion des accès

Il est évident que la solution Sharepoint ne doit pour autant pas permettre à n’importe qui d’accéder à n’importe quel document. Un client ne doit en aucun cas avoir accès aux documents internes de l’entreprise, comme les fiches de paies où même les notes interne concernant son projet. Pour cela Sharepoint permet une gestion très précises des droits d’accès et d’actions possibles (consultation, modification, validation etc) pour chaque document et pour chaque utilisateur. Fort heureusement dans un soucis de simplicité cette gestion des droits peut se faire au niveau de groupe d’utilisateur ou individuellement. Par exemple il est tout à fait possible que l’accès aux rapports d’activités, tableaux de bords et autre informations de gestion ne soient accessibles qu’aux chef de projet concernés. On peut de la même manière assez facilement identifier des applications et documents qui ne seraient accessible qu’à certains services (RH, Commercial, Production, Administratif etc)

Créer des flux d’automatisation

Lorsque l’on souhaite améliorer et optimiser son efficacité il est souvent nécessaire de passer par l’automatisation de certaines étapes qui le permettent. Avec Sharepoint vous pourrez ainsi facilement mettre en place des chaines d’approbation pour automatiser et faciliter la validation de certains documents comme les devis, les achats, le règlement des factures, les demandes de congés, la réservation d’une salle de réunion, etc. Les possibilités sont infinies et dépendent directement des besoins et du fonctionnement de l’entreprise. C’est alors que les flux d’automatisation (workflow) sont nécessaires et bien utiles afin d’améliorer la qualité et l’efficacité des échanges au sein de votre organisation.

Sauvegarder et garantir l’intégrité des documents

La sauvegarde est un élément intégré par défaut à tout environnement Sharepoint à fréquence hebdomadaire que vous pouvez étendre à une sauvegarde journalière. Ces sauvegardes peuvent être stockées en interne ou sur des espaces de stockage externes (dans le cloud par exemple) Ce fonctionnement de sauvegarde systématique garantie non seulement de pouvoir revenir en arrière en cas d’erreurs mais permet également de ne jamais perdre des informations précieuses pour votre activité. Imaginez que le disque dur de la comptabilité rende l’âme et que tout ce qui était stocké soit perdu à jamais. Pire, imaginez que le fruit de plusieurs mois / années de recherches soit à jamais perdu en raison d’une mauvaise manipulation humaine ou d’un problème matériel. Votre entreprise ne s’en remettrait probablement pas…